Где уничтожить документы?

Рано или поздно любая компания сталкивается с необходимостью уничтожить ненужные документы. С каждым годом в офисе копятся килограммы ненужных листов, и даже тщательно отсортированные и отобранные для архива бумаги устаревают, теряют актуальность и выходят из обращения.

Как же решить этот вопрос? Существует несколько вариантов.

Какие документы нужно уничтожать?

Прежде всего, важно уяснить, что нельзя уничтожить те бумаги, которые просто кажутся вам ненужными (разумеется, если речь не идет о черновиках). По закону для этого должна производиться экспертиза научной и практической ценности, в ходе которой должны быть подготовлены соответствующие акты.

Многие бумаги по закону хранятся пять лет, но по желанию предприятия можно продлить срок хранения.

Очень важно, чтобы для уничтожения бумаги отбирались путем полистного просмотра, в этом случае вы можете быть уверены, что не уничтожите что-то важное.

Сдача в макулатуру

По закону бумаги, определенные для уничтожения, нужно сдать на переработку, попросту говоря, в макулатуру. Но — и это очень важно — предварительно их необходимо измельчить на специальном оборудовании — шредере. Эта процедура также должна сопровождаться соответствующими актами.

В результате такой метод оказывается долгим, сложным и достаточно дорогостоящим, а главное — не обеспечивает на 100% конфиденциальность.

Конфиденциальное уничтожение документов

Если вы хотите избавить себя от лишних хлопот и гарантировать защиту от утечки данных, стоит доверить эту непростую процедуру профессионалам.

Как правило, конфиденциальным уничтожением документов занимаются те же компании, которые оказывают услуги архивной обработки и хранения бумаг.

Более подробно о том, где можно уничтожить просроченный архив, вы можете прочитать на данной странице: http://pga-spb.ru/gde-unichtozhit-dokumentaciyu, а мы коротко, по пунктам опишем эту процедуру:

• обследование архивного фонда с экспертизой научной и практической ценности бумаг;
• отбор подлежащих уничтожению документов;
• шредирование, кипирование и прессование бумаги — фракция 0;
• переварка на целлюлозно-бумажном комбинате.

Все эти мероприятия (до момента отправки сырья на целлюлозно-бумажный комбинат) проводятся на частной территории исполнителя, в строго конфиденциальной обстановке, за закрытыми дверями. По желанию на процедуре может присутствовать представитель заказчика, чтобы лично наблюдать за тем, что все документы уничтожены и никто из посторонних не имел к ним доступа.